Несмотря на активную цифровизацию строительной отрасли, исполнительная документация до сих пор остается одной из самых консервативных частей строительного процесса. Большинство компаний продолжают работать с десятками разрозненных документов, таблиц, почтовых переписок и сообщений в мессенджерах, а ошибки в оформлении исполнительной документации регулярно становятся причиной срыва сроков сдачи объектов и конфликтов между заказчиками и подрядчиками.

По словам участников рынка, проблема носит системный характер и затрагивает практически всех участников строительства: инженеров ПТО, генподрядчиков, технических заказчиков и строительный контроль.

Как отмечает генеральный директор ООО «ЭКСИНКО», руководитель Экспертного совета по цифровизации строительства Российской гильдии управляющих и девелоперов (РГУД) Сергей Должников, градостроительное законодательство определяет состав исполнительной документации, однако оставляет участникам проекта широкое пространство для трактовок.

«Техзаказчик формирует перечень исполнительной документации, а подрядчик ведет ее по этому перечню. Если состав исполнительной заранее не согласован, прорабам, инженерам ПТО приходится уже в ходе строительства разбираться с требованиями заказчика. Это приводит к бесконечным правкам, потере времени и нередко становится причиной конфликта между участниками строительства», – говорит эксперт.

Еще одна проблема связана с тем, что даже в крупных проектах исполнительная документация зачастую остается набором файлов, электронных писем и таблиц Excel без единой логики хранения и согласования.

По словам руководителя проектов по подготовке исполнительной документации «Системы Строительство» Риммы Сарвартдиновой, при больших объемах документов человеческий фактор становится критическим.

«Даже простая смена ответственного лица или юридического лица компании требует корректировки большого массива документов. Если делать это вручную, возрастает риск ошибок, которые затем могут повлиять на приемку объекта», – отмечает она.

По оценкам экспертов, именно исполнительная документация сегодня остается одной из последних областей строительства, где цифровизация пока ограничивается переводом бумажных документов в электронный вид, но не меняет сам процесс управления.

Эту проблему рассчитывают решить разработчики российских строительных платформ. Компания SIGNAL представила модуль FORMS, предназначенный для цифрового управления исполнительной документацией и документооборотом в целом.

В отличие от классических систем электронного документооборота, где документ фактически является цифровой копией бумажного оригинала, новый модуль строится вокруг самого строительного процесса.

«Это не электронный архив документов и не очередной ЭДО. Мы говорим о цифровом процессе. Каждый документ связан с конкретным видом работ, материалами, испытаниями, ответственными специалистами, маршрутами согласования, замечаниями и итоговыми комплектами исполнительной документации. Все документы автоматически хранятся в единой среде, имеют версии, историю изменений, права доступа и связаны между собой. Это позволяет исключить работу «задним числом», потерю актуальных версий и постоянные пересылки файлов», – рассказывает технический директор SIGNAL Александр Попов.

По его словам, вся сопроводительная документация, включая сертификаты, результаты испытаний и подтверждающие материалы, сопровождает документы на протяжении всего жизненного цикла проекта, а не существует отдельно в виде разрозненных файлов.

По мнению участников рынка, подобные решения отражают общий тренд цифровизации строительства. Если несколько лет назад отрасль концентрировалась на внедрении BIM-моделей и сред общих данных, то сегодня внимание постепенно смещается на производственные процессы, где до сих пор сохраняется наибольший объем ручной работы.

Эксперты отмечают, что именно цифровизация исполнительной документации может стать следующим этапом развития строительного ИТ-рынка. В условиях растущих требований к прозрачности проектов и сокращению сроков строительства компании все чаще заинтересованы не просто в хранении документов, а в управлении всем жизненным циклом их создания, согласования и передачи заказчику.